Jamsessies tussen muzikanten waar de vonken ervan af spatten of een voetbalteam dat elkaar blindelings weet te vinden. Ayrton Senna die als Formule 1 coureur in een ‘Flow’ geraakte gedurende de kwalificatie voor de Grandprix van Monaco of een organisatie die draait als een trein, dat zijn allemaal voorbeelden van wat ‘Flow’ kan doen! Het is de mentale staat waarin mensen verkeren wanneer ze volledig opgaan in hun bezigheden. Er ontstaat dan een zogenaamde ‘Flow’, waarin alles vanzelf gaat en dingen voor elkaar krijgen bijna geen moeite kost. Je doet voornamelijk wat je leuk vindt en wat je goed kunt en daarmee ontstaan resultaten die je niet voor mogelijk had gehouden! Hoe kan een dergelijke ‘Flow’ binnen organisaties door jou als bestuurder worden opgeroepen en aangewakkerd?
Wil jij ontdekken hoe je ‘Flow’ door jou als bestuurder in je organisatie kan worden opgeroepen en aangewakkerd?
Negen tips om in een positieve workflow te komen
1. Zorg voor voldoende uitdaging
Om een ‘Flow’ te kunnen bereiken is het van belang om een haalbare taak toe te kennen aan de mensen in je organisatie. Een bepaalde mate van uitdaging is daarbij vereist, maar de lat mag niet te hoog liggen. Wanneer de lat te hoog ligt ontstaat er een grote mate van demotivatie, waardoor de ‘Flow’ kan worden doorbroken. Het is daarom zaak om als bestuurder een goede balans te vinden tussen haalbaarheid en uitdaging voor je medewerkers om hen als mens in een ‘Flow’ te krijgen. Wanneer je hen continu op hun tenen laat lopen is dat een drama voor je team, maar iets doen dat onder hun niveau ligt, kan ook voor een burn-out bij je teamleden zorgen.
2. Het is van belang om verstoringen te voorkomen
Voordat je medewerkers starten met hun taak is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat ze niet gestoord wordt door anderen. Als je hen in een staat van ‘Flow’ wilt laten komen is het belangrijk dat ze zich op één taak tegelijk kunnen concentreren. Collega’s en jij als bestuurder halen hen uit hun concentratie. Zorg daarom voor een rustige ruimte, maak afspraken met collega’s dat ze elkaar niet mogen storen, en vraag je medewerkers om hun telefoon en mailverkeer uit te schakelen.
3. Zorg ervoor dat je kunt genieten van het moment
Hoe kom je als bestuurder met je team ‘in the zone’ en ga je helemaal op in het moment? In zo’n ervaring ontstaat namelijk een intense vorm van genieten. Vaak kun je een dergelijk moment laten ontstaan door je medewerkers een ervaring van een overwinning op zichzelf te laten hebben met behulp van een moment van persoonlijke groei. Dat kan de voldoening zijn van het behalen van een mijlpaal in een groot programma of een project, maar ook het gevoel dat ontstaat door het binnenhalen van een mooie deal voor de organisatie. Het kunnen genieten van moeilijke momenten en er de lol van inzien om die te doorstaan maakt het verschil tussen een talent en iemand die succesvol is.
4. Spreek heldere doelstellingen af
Zomaar wat doen en ‘maar zien hoe de dag loopt’ gaat jou als bestuurder en je organisatie niet verder helpen. Zorg dat je ergens naartoe werkt met je team en maak een realistisch stappenplan zodat ook een groter doel behapbaar wordt. Wees gedisciplineerd, zorg dat het werken aan jullie doelstellingen bijvoorbeeld wekelijks terugkeert. Het creëren van een magnetische werking die de energie een bepaalde kant op richt kan daarbij helpen, formuleer daarbij een duidelijke stip aan de horizon.
5. Zorg voor continue feedback
Dat flow en continue feedback samenhangen is in vele soorten bedrijvigheid al bekend. Denk maar eens aan de gaming industrie waar kleine haalbare doelstellingen ervoor kunnen zorgen dat mensen dag en nacht doorspelen om steeds weer dat resultaat te behalen met die beloning van extra punten of zaken die je vrij kunt spelen in het spel. Uitdaging, plezier en continue feedback zorgen voor de basis van succesvolle teams. Feedback van jezelf als bestuurder kan bijvoorbeeld zijn dat je vooruitgang ziet door het monitoren en afstrepen van de gestelde doelen van programma’s of projecten. Blijf je concentreren op je bezigheid, laat je niet afleiden. Feedback kan ook van ‘peers’ komen of van jou als bestuurder natuurlijk. Hoe dan ook, blijf jezelf en je teamleden continu toetsen en verbeteren. Zorg daarbij voor feedback en feedforward aan je teamleden.
6. Daag uit om buiten de comfort-zone te treden
Zoek de grenzen van de comfort-zone van je teamleden op. Het is heel fijn voor hen om alleen datgene te doen wat ze al jaren doen en uitstekend
kunnen, maar dat levert geen ‘Flow’ en groei op. Zodra je teamleden door jou als bestuurder buiten hun comfort-zone worden gebracht door haalbare taken en doelen die net buiten hun macht liggen ontstaat ontwikkeling en groei. Het als bestuurder continu oprekken van hun grens met kleine te overziene stappen kan daarbij helpen om hen in een ‘Flow’ te houden en ontwikkeling en groei te stimuleren.
7. Zorg voor een goede balans
Natuurlijk is dit niet puur een succesverhaal. Als bestuurder werk je gedisciplineerd en al je tijd zonder de kinderen besteed je aan het bereiken van je eigen, tevens zelf opgelegde doelstellingen. Soms word je als bestuurder heus wel eens een beetje gek van jezelf. Tijdens het schrijven van dit stukje dacht ik nog: Laat die hele ‘Flow’ de tering krijgen. Waarmee ik maar aan wil geven dat het niet altijd vanzelf gaat, dat niet alles leuk is. Maar ook dat heeft iedereen en het is dus geen excuus. Verleg je eigen grenzen als bestuurder en start een nieuw programma of project en daarna? Dan stel je jezelf weer een nieuw doel, maar hou de balans in de gaten. Het werk mag nooit ten koste gaan van jou of je gezin.
8. Luister als leidinggevende naar alle teamleden.
Vaak zijn de wat meer introvertere teamleden qua bijdrage waardevoller dan de extrovertere teamleden aangezien zij beter nadenken over hun bijdrage. Ruimte voor beide soorten teamleden en aandacht voor hun bijdrage is essentieel.
9. Verdiep je in de mens achter de functionaris
Heb als leidinggevende van je team persoonlijke belangstelling voor je teamleden, ken hun privésituatie, weet hoe het met de partner en de kinderen gaat, ken hun namen, feliciteer hen bij verjaardagen, vraag naar waar ze zich zorgen over maken of blij mee zijn.
Ik ben erg benieuwd naar je antwoord op de bovenstaande vraag en kijk uit naar je reactie in het onderstaande commentaarveld.
